Integritetspolicy

Hos Quitantia Redovisning AB värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd, exempelvis skulle vi aldrig sälja dina personuppgifter till ett annat företag. Vår integritetspolicy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Vi använder bara personuppgifter till de ändamål vi samlar in dem för och bara så länge det är nödvändigt för ändamålet.

Integritetspolicyn beskriver dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn och känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor på 0703-844600 eller info@quitantia.se.

1. Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (till exempel IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej.

Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

I GPDR benämns individer vars personuppgifter behandlas för registrerade. Som registrerad har du rätt att 

  • veta om vi har personuppgifter om dig, och i så fall vilka.
  • begära rättelse, överföring av uppgifter som du har lämnat till oss eller att vi begränsar behandlingen.
  • i vissa fall få dina personuppgifter raderade. Får vi en sådan begäran prövar vi den enligt gällande lagstiftning.

2. Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Ann-Christine Berlin på Quitantia Redovisning AB, org nr 556994-9323, Kungsgatan 30C, 753 21 Uppsala är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.

3. Vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi behandlar personuppgifter utifrån våra kundrelationer. Vi samlar in information om dig som du själv direkt lämnar till oss. Det kan exempelvis vara i att du ingår ett avtal med oss för redovisningstjänster eller andra administrativa tjänster.

Det finns olika syften för respektive personkategori när det gäller behandling av personuppgifter. För dig som registrerad ska det framgå tydligt varför vi har dina personuppgifter och även hur länge vi sparar dem. Det krävs stöd i GDPR och Dataskyddslagen för att behandla personuppgifter.

De personuppgifter som vi samlar in om dig som registrerad är för att kunna upprätthålla ett avtal, en överenskommelse eller för att följa lagstiftningen. Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som krävs. Nedan beskrivs varför vi har uppgifter för varje personkategori och hur länge vi sparar personuppgifter.

Personuppgiftsbehandling utifrån blivande kunder och intressenter
Om du visat intresse för våra tjänster via en anmälan eller kontaktat oss på annat sätt utan att du sedan blir en kund, hanterar vi dina personuppgifter i egenskap av blivande kund. Det gör vi för att kunna erbjuda relevanta tjänster utifrån berättigat intresse. I det fall vi inte ingår ett avtal sparar vi personuppgifterna i 6 månader efter det att registreringen skedde.

Personuppgiftsbehandling utifrån befintliga kunder och intressenter
När du har haft en kundrelation hos oss och vi tecknat ett Uppdragsavtal behöver vi spara dina uppgifter för att fullfölja avtal och enligt berättigat intresse. Det kommer vi att göra i 10 år.

Personuppgiftsbehandling utifrån anställda
Quitantia Redovisning AB har som arbetsgivare personuppgifter som krävs för att hantera anställningar. Det inkluderar även tidigare anställda och de som har varit del i en rekryteringsprocess.

4. Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig utifrån hur du använder våra tjänster, kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan, så kallad tredje part. De uppgifter vi samlar in från tredje part är följande:

  1. Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig.
  2. Uppgifter om bolagsengagemang nödvändiga för att kunna genomgöra vårt uppdrag.
  3. Uppgifter om tidigare taxeringar nödvändiga för att kunna genomföra vårt uppdrag.

5. Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är så kallade personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgifts-biträden som hjälper oss med:

IT-tjänster  – företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av vår IT-lösning
E-posthantering  – företag som hanterar driften av quitantia.se domänen
Programvaror –  nödvändiga för att genomföra tjänsterna inom redovisning, lön, bokslut och skatt
Marknadsföring – hemsidan som uppdateras av en mediebyrå

Vi delar inte personuppgifter med dessa personuppgiftsbiträden men då de har insyn i våra program sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t.ex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt ABL, BL). Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:

– Statliga myndigheter såsom Polisen, Skatteverket eller andra myndigheter, i de fall vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott.

– Arbetsförmedlingen

– Försäkringskassan

6. Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES och alla våra egna IT-system finns inom EU/EES. Vid systemmässig support och underhåll kan vi dock vara tvungna att överföra informationen till ett land utanför EU/EES, till exempel om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Biträdet får i dessa fall endast ta del av den information som är relevant för ändamålet, som exempelvis loggfiler. Oavsett i vilket land dina personuppgifter behandlas vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES garanteras skyddsnivån antingen genom ett beslut från EU-kommissionen om att landet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller genom användandet av så kallade lämpliga skyddsåtgärder. Exempel på lämpliga skyddsåtgärder är godkänd uppförandekod i mottagarlandet, standardavtalsklausuler, bindande företagsinterna regler eller Privacy Shield. Om du vill få en kopia av de skyddsåtgärder som har vidtagits eller information om var dessa har gjorts tillgängliga är du välkommen att kontakta oss.

7. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Se mer om de specifika lagringsperioderna under respektive ändamål. Vad har du för rättigheter som registrerad? Rätt till tillgång, så kallade registerutdrag. Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och om du i förekommande fall behöver få djupare insikt kring vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna. Informationen lämnas i form av ett registerutdrag med angivande av ändamål, kategorier av personuppgifter, kategorier av mottagare, lagringsperioder, information om varifrån informationen har samlats in och förekomsten av automatiserat beslutsfattande. Tänk på att i de fall vi mottar en begäran om tillgång kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.

Rätt till rättelse

Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Kontakta då Quitantia så får du en bekräftelse per mail på att dina uppgifter rättats.

Rätt till radering

Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig i de fall:

  • Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.
  • Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
  • Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.
  • Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av.

Tänk också på att vi kan ha rätt att neka din begäran i de fall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftningen, bank- och penningtvättslagstiftningen samt från konsumenträtts-lagstiftningen.

Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi istället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. Om vi inte längre behöver personuppgifterna för de fastställda ändamålen, men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte raderar dina uppgifter.

Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade. Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling

Du har alltid rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning.

Berättigat intresse: I de fall vi använder en intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till dataportabilitet

Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig, så kallad dataportabilitet. En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserad.

 

8. Hur hanterar vi personnummer?

Vi kommer endast att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till uppdragets ändamål, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl.

9. Vad är cookies och hur använder vi det?

Cookies är en liten textfil bestående av bokstäver och siffror som skickas från vår webbserver och sparas på din webbläsare eller enhet. På våra webbplatser använder vi tredjepartscookies (cookies som satts av en tredjeparts webbplats. Hos oss används dessa i första hand för analyser, som exempelvis Google Analytics.

De cookies vi använder syftar till att förbättra de tjänster vi erbjuder. Vi använder cookies för övergripande analytisk information avseende din användning av våra tjänster och för att spara funktionella inställningar.

10. Kan du själv styra användningen av cookies?

Ja! Din webbläsare eller enhet ger dig möjlighet att ändra inställningarna för användningen och omfattningen av cookies. Gå till inställningarna för din webbläsare eller enhet för att lära dig mer om hur du själv justerar inställningarna för cookies. Exempel på sådant du kan justera är blockering av alla cookies, endast acceptera förstapartscookies eller radera cookies när du stänger ner din webbläsare. Ha i åtanke att vissa tjänster kanske inte fungerar ifall du blockerar eller raderar cookies. Du kan läsa mer om cookies generellt på post- och telestyrelsens webbplats, pts.se.

11. Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

12. Vad innebär det att Datainspektionen är tillsynsmyndighet?

Datainspektionen/Dataskyddsmyndigheten är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen och den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen/ Dataskyddsmyndigheten

13. Hur informeras du om ändringar och uppdateringar i integritetspolicyn?

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid här på webbplatsen. Det kan vara uppdateringar som är av avgörande betydelse för vår behandling av personuppgifter eller uppdateringar som inte är av avgörande betydelse för behandlingen, men som kan vara av avgörande betydelse för dig. Det kan exempelvis gälla ändring av angivna ändamål eller kategorier av personuppgifter. I dessa fall kommer du att informeras via telefon eller e-post (i de fall du har angivit e-post) i god tid innan uppdateringarna börjar gälla. När vi tillgängliggör information om uppdateringar kommer vi även att förklara innebörden av uppdateringarna och hur de kan påverka dig.